Visitatiereglement

1. Inleiding

Het doel van het visitatiereglement is een aantal afspraken voorafgaand aan de visitatie vast te leggen. De afspraken hebben betrekking op de te volgen procedure, taken, verantwoordelijkheden, gedragsaspecten en regels en kwaliteitseisen m.b.t. praktijkleiding en praktijkuitvoering. Alle partijen ( visiteur en registerlid) zijn te allen tijde gehouden aan dit reglement van de ANVAG.

2. Definities

Term Betekenis
Visitatie Gestructureerde toetsing van de praktijk (voering) van een ANVAG (register)lid aan de hand van de vooraf opgestelde kwaliteitscriteria waaruit verandering c.q. verbetermogelijkheden kunnen voortvloeien. Visitatie is een belangrijk instrument dat kan bijdragen aan kwaliteitsverbetering, transparantie, cliëntgerichtheid van individuele natuurgeneeskundige professionals werkzaam in het brede veld van ayurveda
Register Lid Het gevisiteerde ANVAG lid. In het vervolg zal de mannelijke vorm (hij) gebruikt worden, hier dient hij of zij gelezen te worden.
Gevisiteerde De praktijk/het register lid dat gevisiteerd word.
Visiteur Een ANVAG lid die deel uit maakt van de visitatiecommissie en de visitatie voorbereid, uitvoert en hierover rapporteert.
Commissie visitatie De werkgroep die is aangesteld door de ALV en het bestuur van de beroepsvereniging ANVAG. Zij bestaat uit minimaal 3 leden die gezamenlijk zorgdragen voor het ontwikkelen, uitvoeren en rapporteren van visitaties.
Visitatieteam Dit team bestaat uit 2 beroepsgenoten waarvan minimaal 1 registerlid is en een vergelijkbare ayurveda opleiding heeft genoten dan wel praktijk voert.

 

3. Coördinatie van visitatie van ANVAG registerleden

In opdracht van het ANVAG bestuur vindt coördinatie en uitvoering van visitatie plaats door de commissie visitatie. De eerste visitatie wordt gezien als nulmeting. Eenmaal per vijf jaar plant de commissie een visitatie in per registerlid. Een registerlid dat reeds eerder gevisiteerd werd door een andere beroepsvereniging komt 5 jaar na deze uitgevoerde visitatie in aanmerking voor visitatie door de ANVAG visitatiecommissie. Alle registerleden zijn verplicht aan het ANVAG secretariaat te melden wanneer zij door welke beroepsvereniging gevisiteerd zijn. Het secretariaat informeert de visitatiecommissie hierover zodat deze haar planning hierop af kan stemmen.

4. Wijze waarop visitatieprocedure verloopt

Voorbereiding

De visitatiecommissie stelt een plan op welk ANVAG lid wanneer gevisiteerd gaat worden. Het eerste jaar ontvangen alle registerleden een standaardvragenlijst ter invulling. De gevisiteerde/het registerlid bereidt voor en ‘toetst’ zelf aan de hand van deze vooraf ontvangen vragenlijst. De ingevulde vragenlijst met overige gevraagde bescheiden stuurt de gevisiteerde binnen 2 weken aan het secretariaat ANVAG. Deze stuurt (een kopie) door aan de voorzitter van de visitatiecommissie. De visitatiecommissie bepaalt aan de hand van de resultaten welke leden wanneer gevisiteerd worden door welk team. Zij stuurt een uitnodiging via het secretariaat aan de gevisiteerde met datum visitatiebezoek en rekening.

De rekening dient door de gevisiteerde 4 weken voor het visitatie bezoek te worden voldaan.

Visitatie bezoek

Er vindt toetsing door 2 ANVAG visitatoren plaats: Dit neemt een dagdeel in beslag. Beide visitatoren bereiden de visitatie voor aan de hand van tevoren door de te visiteren registerlid ingevulde vragenlijsten en ander op verzoek ter beschikking gesteld materiaal (bijvoorbeeld foto’s van praktijk, cliëntdossier). De visitatie bestaat uit een gesprek, inzage in een aantal patiëntdossiers en een rondgang door de praktijk. Het visitatieteam vormt zich een oordeel over de praktijkuitvoering en hoe de patiëntenzorg wordt vormgegeven en sluit het bezoek met een conclusie en enkele aanbevelingen af.

Visitatierapport

De visitatoren schrijven binnen 8 weken een visitatierapport en versturen dit via het secretariaat aan de gevisiteerde. Hierin spreken zij een oordeel uit over de vraag of het betreffende lid in de voorafgaande periode in voldoende mate bezig is geweest met verbetering van zijn/haar functioneren. In het rapport zijn de conclusies van het visitatieteam met betrekking tot de kwaliteit van de omstandigheden waaronder, de manier waarop de zorg wordt verleend opgenomen. Tevens zijn aanbevelingen opgenomen die het visitatieteam aan de gevisiteerde doet. Gevisiteerde stuurt binnen 4 weken zijn akkoord met het rapport aan het secretariaat.

Er is een beroepsmogelijkheid bij het visitatieteam en de visitatiecommissie indien een gevisiteerde het niet eens is met het oordeel van de visitatoren. In overleg wordt zo mogelijk het verslag tekstueel aangepast. De bevindingen van het visitatieteam blijft onverdeeld de verantwoordelijkheid van de visitatie commissie. Indien na aanpassing gevisiteerde nog niet akkoord is, kan gevisiteerde binnen 4 weken schriftelijk bezwaar aantekenen bij het secretariaat die dit met het bestuur zal bespreken. Gevisiteerde ontvangt binnen 4 weken bericht van het secretariaat.

5. Kwaliteitseisen

5.1 Register eisen

Het registerlid voldoet aan de door de toelatingscommissie vastgestelde registratie eisen van de ANVAG.

Het aantal patiëntcontacturen is op minimaal 8 uur per week en 40 weken per jaar gesteld. Het registerlid is opgeleid om de door hem uitgevoerde activiteiten uit te voeren. Het registerlid heeft daartoe een, door de toelatingscommissie goedgekeurde, opleiding met goed gevolg afgelegd. Nb: Deze opleiding kan anders zijn voor de verschillende leden. Het registerlid draagt er zorg voor dat de kennis op peil wordt gehouden door het behalen van een, door de toelatingscommissie vastgesteld aantal punten per jaar. Het registerlid kan diploma’s/getuigschriften/bewijs van deelname laten zien van gevolgde, geaccrediteerde, opleidingen/seminars. Controle of registerlid voldoende nascholingsuren ( vertaald in aantal punten) heeft gevolgd vindt plaats door de toelatingscommissie.

5.2 Praktijk

Lid voert zijn praktijk professioneel. Praktijkinrichting betreft een aparte, ordelijk ingerichte, gemakkelijk toegankelijke praktijkruimte. Er is een apart toilet, bij voorkeur een wachtruimte en eventueel een aparte (afgeschermde) kleedruimte. De praktijkruimte wordt dagelijks geventileerd en is voldoende verwarmd in koud seizoen. Nood vluchtsituaties zijn geregeld.

Eisen met betrekking tot cliënten contacten: Herkenbaarheid van de praktijkruimte, er is schriftelijke informatie aanwezig (website, folders e.d.), de bereikbaarheid is goed geregeld ( trap en/of lift aanwezig). De praktijk is zowel met eigen vervoer als met openbaar vervoer goed bereikbaar.

Het lid houdt een administratie bij die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Lid is minimaal telefonisch bereikbaar en heeft een antwoordapparaat of telefonist/assistent met terugbelmogelijkheid.

Lid heeft een deurplaatje, folders over behandelwijze met prijzen en/of website, naamkaartjes, naam, adres en lidmaatschapscode(s)op genummerde nota.

Voor zover van toepassing draagt lid zorg voor waarneming, doorverwijzing, overname, overleg, geeft informatie aan reguliere zorg: als het medisch noodzakelijk is, als erom wordt gevraagd door patiënt of reguliere zorgverlener (arts).

5.3 Behandelwijze

Lid is duidelijk over de behandelwijze, de kosten, behandeling en voor zover mogelijk duur van de behandeling, en eventuele beperkingen van de behandeling. Hij bespreekt dit tijdens het consult/de behandeling met de cliënt. Lid voldoet ook aan schriftelijk of mondelinge informatie verzoeken. Hij bejegent patiënt altijd respectvol. Het lid houdt zoveel mogelijk een overzicht bij van effectiviteit van de behandeling. Lid maakt duidelijk aan patiënt, schriftelijk, dan wel mondeling, dat Ayurvedische behandelingen additief zijn aan de reguliere geneeskunde en nooit vervangend.

5.4 Privacy

Lid waarborgt de privacy van de cliënt volgens de wet bescherming persoonsgegevens. Het patiëntendossier bevat minimaal: persoonlijke gegevens van de patiënt, anamnese/gespreksverslag, verrichte behandelingen en beschrijving van het verloop.

Patiënt heeft altijd inzagerecht en mag het dossier kopiëren. Patiënt dossiers worden in afsluitbare kast/praktijkruimte of beveiligde computer opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor bepaalde personen. Medische (alleen bij artsen is hiervan sprake) handelingen voert lid discreet uit, niet in het zicht van derden.

Omgang met patiënten: zie hiervoor WGBO voor artsen (niet specifiek van toepassing op CAM en ayurveda, maar kan als uitgangspunt dienen)gedragsregels. M.n. van belang is om patiënt voldoende te informeren over inhoud, duur, mogelijk nadelige gevolgen, kosten, behandeltraject.

6. Hygiëne

Lid werkt hygiënisch. De gebruikte instrumenten/hulpmiddelen, behandel tafel, de behandelruimte is schoon en wordt dagelijks schoongemaakt. Het lid treft voor zichzelf de nodige hygiënische maatregelen voor/tijdens/na de behandeling/ consult. Lid vraagt van cliënt de nodige hygiënische maatregelen.

7. Taken en verantwoordelijkheden visitatieteam/visitator

De visitatie wordt uitgevoerd door een visitatieteam bestaande uit twee daartoe opgeleide beroepsgenoten (peer to peer). De visitator:

  • is een ayurvedisch professional (ANVAG-lid) die na voltooiing van zijn/haar opleiding minimaal drie jaar in een ayurvedische praktijk heeft gewerkt, met daarbinnen minimaal 8 uur per week in de individuele cliënten/patiëntenzorg.
  • heeft een opleiding tot visitator/auditor gevolgd of heeft een training on the job gekregen en neemt deel aan de jaarlijkse bijeenkomsten van de visitatiecommissie * doet minimaal 2 visitaties per jaar.
  • visiteurs waarborgen vertrouwelijkheid van bevindingen tijdens visitatie, schriftelijke rapportage wordt alleen aan gevisiteerde gezonden
  • is bekend met huishoudelijk reglement, visitatiereglement en gedragsregels van de ANVAG
  • handelt eventuele bezwaren en klachten af van gevisiteerde met betrekking tot inhoud en uitvoering van de visitatie.

8. Taken en verantwoordelijkheden gevisiteerde

  • De gevisiteerde neemt vrijwillig deel aan de visitatie en vult naar waarheid het vragenformulier in, voldoet op tijd aan de financiële verplichting.

Ondanks het vrijwillig karakter van de visitatie dient ieder lid zich er van bewust te zijn dat visitatie een eis is van de zorgverzekeraar. Mededelingen omtrent visitaties van individuele register leden aan zorgverzekeraars, zullen op verzoek naar waarheid door het bestuur aan de zorgverzekeraar medegedeeld worden.

  • Hij draagt zorg voor de juiste voorzieningen om het visitatiebezoek effectief en efficiënt te laten verlopen.
  • De gevisiteerde denkt actief mee over verbetermogelijkheden.

 9. Taken en verantwoordelijkheden secretariaat

Het secretariaat verzorgt alle correspondentie tussen gevisiteerde en de visitatiecommissie.

10. Kosten en vergoeding visitatie

De kosten voor visitatie bedragen 250€ per visitatie exclusief reiskosten vergoeding ad 0,19 € per km. De helft van het visitatiebedrag wordt betaald door de gevisiteerde. De andere helft plus de reiskosten worden vergoed door de ANVAG. Visiteurs dienen hun rekening in bij de penningmeester van de ANVAG. De penningmeester draagt zorg voor uitbetaling van de visiteurs (ieder de helft van het visitatiebedrag plus reiskosten) binnen 2 weken na het plaatsvinden van het visitatiebezoek. De penningmeester int het bedrag bij de gevisiteerde.

11. Klachten

Eventuele klachten over bejegening door het visitatieteam of de gevolgde procedure dient bij voorkeur met degenen besproken te worden die hier aanleiding toe hebben gegeven. Indien de reactie onbevredigend is kan een klacht ingediend worden bij de klachtencommissie van de ANVAG.